Sobre el acceso de los concejales al Registro General (1)

febrero 21, 2016 en Información municipal por Socialistes de Rocafort

¿Se está impidiendo o dificultando el acceso al Registro general de Entrada y Salida del Ayuntamiento (en adelante, RG), como algunos grupos políticos locales están denunciando?

Proporcionamos aquí la información sobre esta cuestión.

El Secretario del Ayuntamiento explicó en la Junta de Portavoces de los grupos municipales que se reunió el pasado 20 de enero el método que se iba a seguir los concejales para acceder a la documentación que contienen los Registros generales (en adelante, el RG) y para obtener copia, en los casos que así lo permita la legislación.

El acceso de los miembros de la Corporación al RG y a la documentación que contiene lo determina el marco legal que regula el régimen jurídico y de funcionamiento de la administración local.

Según este marco legal, el acceso al RG no es libre para todos los miembros de la Corporación. Estos han de solicitarla, y su solicitud ha de ser aprobada. El motivo: esa documentación puede contener datos sobre circunstancias personales de los administrados que no aportan información indispensable para el seguimiento y la fiscalización de las labores de gobierno, y atañen a aspectos confidenciales de las personas cuyo tratamiento reservado ni puede ni debe confundirse con una presunta opacidad.

Hay muchos ejemplos y los siguientes son solamente algunos de ellos:

  1. Documentos que entran al Ayuntamiento ordenando embargos judiciales a personas. Nombres, causas y procedimientos.
  2. Documentos que salen del Ayuntamiento certificando a los diferentes Juzgados el cumplimiento de lo ordenado en el punto anterior. Nombres, causas y procedimientos.
  3. Documentos que entran en el Ayuntamiento, de diversos estamentos públicos, ordenando el embargo del importe de facturas a empresas, personas físicas y jurídicas. Nombres, causas y procedimientos.
  4. Documentos que salen del Ayuntamiento certificando el cumplimiento de lo ordenado en el punto anterior. Nombres, causas y procedimientos.
  5. Documentos que entran y salen del Ayuntamiento sobre el Padrón Municipal
  6. Documentos que entran en el Ayuntamiento y que reflejan situaciones conflictivas (riñas, denuncias, desprotección familiar, exclusión social, ayudas de emergència, violencia de genero, violencia intrafamiliar, etc. etc.)
  7. Documentos que salen del Ayuntamiento, dirigidos a otros estamentos de la administración pública, para resolver y/o encauzar las situaciones descritas en el punto anterior.
  8. Documentos que entran en el Ayuntamiento y que contienen información reservada como: declaraciones de la Renta y de Patrimonio, sentencias de divorcio, separación y/o disolución matrimonial; régimen económico de las situaciones antes descritas; órdenes judiciales de alejamiento; autos judiciales que ordenan cumplimiento de condenas; escrituras, facturas con datos empresariales y bancarios, etc. etc.
  9. Instancias en las que constan nombres, apellidos, NIF, domicilios, teléfonos, correos eléctronicos y datos bancarios.
  10. Documentos que entran en el Ayuntamiento en los que consta información sobre deudas de los contribuyentes y datos personales.

Etc. etc.

El Secretario municipal es el único responsable del RG y de la custodia de los documentos que contiene. De acuerdo con esta responsabilidad, en la Junta de Portavoces citada expuso el procedimiento a seguir para el acceso al RG de los concejales que no son miembros del gobierno:

  1. Todos los concejales recibirán a diario a través de su correo electrónico institucional, un extracto de las anotaciones del RG del día anterior. Ese extracto contiene el número de Registro, la fecha, el nombre de quien lo firma, una descripción sucinta del asunto y el departamento al que se dirige (dentro del Ayuntamiento o fuera, en el caso de las Salidas)
  1. A la vista de ese extracto, los concejales –a vuelta de correo- pueden pedir copia de los Registros y de la documentación que contienen, cuando lo consideren necesario para el normal ejercicio de sus funciones.
  1. Para agilizar el procedimiento, la alcaldía no hará uso de los 5 días que la legislación le otorga para autorizar, o denegar de manera motivada, la copia de la documentación que contiene el RG que soliciten.

De ese modo, se facilita a los concejales el envío en pdf de las copias, el Ayuntamiento –la administración, en este caso la Secretaría general) conoce quién las ha pedido y, por lo tanto, quién se responsabiliza personalmente del uso que haga de ellas.  Con este método, los concejales no tienen ni que  acercarse al Ayuntamiento para cumplir con sus obligaciones.

Por lo tanto, el derecho de acceso de los concejales a los Registros generales está garantizado y, a su vez, se garantiza la aplicación de los sistemas de control sobre datos y circunstancias personales protegidos por el marco legal aplicable.

Hay que recordar que ese criterio ya lo marcó la Secretaría general municipal en 2012, lo reiteró en 2013 y se ratificó en el mismo en un informe que emitió el Vicesecretario en julio de 2015. (Este informe está a disposición pública en la web municipal: www.rocafort.es)

Desafortunadamente,  este procedimiento, que se inició el lunes 25 de enero, no ha sido seguido por los concejales de la oposición que, desde ese día, solicitan a diario copias de todo el RG y de los documentos que contiene, de manera indiscriminada. Actitud que ha obligado a la Secretaría general a tomar la decisión –en cumplimiento de su responsabilidad de custodia documental- de ajustarse al estricto cumplimiento de la ley; es decir, el concejal solicita por escrito ver el  Registro general y, una vez que ha tenido acceso a él, vuelve a solicitar por escrito fotocopia de los que necesita, motivando, en cualquier caso, su interés.

A partir de ese momento, la alcaldía dispone de cinco días para facilitar las fotocopias, o denegarlas a través de una Resolución motivada.